Sofortmaßnahmen bei Qualitätsabweichungen: sauber aufsetzen

Qualitätsabweichung in der Produktion ist kein Ausnahmefall, sondern Realität. Entscheidend ist, wie schnell und wie sauber Sie reagieren. Wer jetzt nur “irgendwas” macht, zahlt später doppelt: durch Vermischung, unnötige Sortierkosten, Lieferverzug, Reklamationen oder fehlende Nachweise.

In diesem Beitrag geht es um das, was in der Praxis wirklich funktioniert: Sperrung, Sortieraktion und Nacharbeit so aufsetzen, dass Sie wieder Kontrolle über Bestand, Prozess und Lieferfähigkeit bekommen.

Die ersten 30 Minuten: Kontrolle statt Diskussion

Sobald eine Abweichung erkannt ist, zählt nur eins: Containment. Also das sichere Eingrenzen des Problems, bevor es weiter streut.

Dazu gehören drei schnelle Entscheidungen:

1. Materialfluss stoppen oder kontrollieren: Was darf weiterlaufen, was nicht?

2. Bestand sichern: Wo liegt betroffenes Material (Linie, Puffer, Lager, Versand, beim Kunden)?

3. Kriterien klären: Was ist “i.O.”, was “n.i.O.”? Ohne klare Kriterien ist jede Sortierung wertlos.

Wenn Sie in dieser Phase “noch schnell fertig produzieren” oder “erstmal abwarten”, wird aus einem Fehlerbild oft ein Logistik- und Kostenproblem.

Sperrung richtig machen: physisch, systemisch, nachvollziehbar

Eine Sperrung ist mehr als ein Zettel am Gitterboxenstapel. Sie muss so aufgesetzt sein, dass niemand aus Versehen wieder Material in den Prozess zieht.

Worauf es ankommt:

• Physische Quarantäne: definierter Sperrbereich, eindeutig getrennt, nur autorisierter Zugriff.

• System-Sperre: ERP/MES/Scanner-Logik so, dass keine Buchung oder Kommissionierung möglich ist.

• Eindeutige Kennzeichnung: Status, Datum/Uhrzeit, Grund, Verantwortlicher, betroffene Chargen/Zeiträume.

• Scope festlegen: welche Artikelnummern, Lieferlose, Produktionszeiträume, Linien, Werkzeuge, Schichten betroffen sind.

• Rückverfolgbarkeit sichern: damit Sie nicht “alles” sperren müssen, weil Sie nicht wissen, was wirklich betroffen ist.

Faustregel: Lieber kurz zu breit sperren und schnell sauber eingrenzen, als zu eng sperren und später nachsperren müssen, weil Material durchgerutscht ist.

Rollen: Wer entscheidet, wer führt aus, wer dokumentiert

Viele Maßnahmen scheitern nicht an Technik, sondern an Zuständigkeiten. Wenn am Ende “alle irgendwie” verantwortlich sind, ist niemand verantwortlich.

In der Praxis brauchen Sie mindestens diese klaren Rollen:

• Entscheider (Qualität/Produktionsleitung): trifft Stop/Go-Entscheidungen, priorisiert, eskaliert zum Kunden.

• Containment-Verantwortlicher: hält Scope, Bestand, Sperrstatus und Maßnahmen zusammen.

• Sortier-/Nacharbeitsleitung: führt Team, schult Kriterien, steuert Takt und Fluss.

• Dokumentationsverantwortlicher: stellt sicher, dass Nachweise vollständig, versioniert und prüfbar sind.

• Logistik: sperrt, bewegt, trennt, verhindert Vermischung.

• Kunde/Wareneingang (falls betroffen): Abstimmung über Kriterien, Freigaben, Sonderregelungen.

Das muss nicht bürokratisch sein. Aber es muss eindeutig sein.

Sortieraktion: Nur sinnvoll, wenn Kriterien und Prozess stimmen

Sortieren ist kein Selbstzweck. Ziel ist nicht “viel geprüft”, sondern “sicher freigegeben”.

Eine saubere Sortieraktion steht und fällt mit:

• Prüfkriterien auf einem Blatt: eindeutig, bebildert, Grenzmuster wenn möglich, keine Interpretationsspielräume.

• Prüfumgebung und Hilfsmittel: Licht, Lehren, Messmittel, Sauberkeit, Handling.

• Schulung vor Start: 10 Minuten Briefing sparen später Stunden Reklamation.

• Trennung i.O. / n.i.O.: getrennte Behälter, klare Wege, keine Mischflächen.

• Zweitprüfung bei kritischen Merkmalen: Stichproben-Check oder 4-Augen-Prinzip, je nach Risiko.

• Laufende Transparenz: Stückzahlen, Fehlerarten, Ausschussquote, Fortschritt, Status der gesperrten Bestände.

Wenn Sie am Ende nicht sauber sagen können “Diese Menge ist geprüft nach Kriterium X, Version Y, durch Team Z”, dann ist das Ergebnis angreifbar.

Nacharbeit: Nur mit freigegebener Arbeitsanweisung

Nacharbeit rettet Lieferfähigkeit, kann aber Folgeschäden erzeugen, wenn sie “im Gefühl” passiert. Deshalb gilt: keine Nacharbeit ohne definierte Grenzen.

Wichtig:

• Arbeitsanweisung (Rework Instruction): Schritte, Werkzeuge, zulässige Nacharbeitsgrenzen, Sicherheits- und Qualitätsmerkmale.

• Prüfung nach Nacharbeit: Was wird wie verifiziert? Sichtprüfung reicht oft nicht.

• Kennzeichnung reworked Material: Rückverfolgbarkeit, damit später keine Diskussion entsteht.

• Risiko im Blick: Bei sicherheitsrelevanten Teilen oder Funktionsmerkmalen ist Nacharbeit nicht immer zulässig.

Nacharbeit ist dann gut, wenn sie kontrolliert ist. Unkontrollierte Nacharbeit ist oft nur versteckter Ausschuss.

Dokumentation: Das Minimum, das Sie immer brauchen

Sie müssen nicht “Papier produzieren”, aber Sie müssen nachweisen können, was passiert ist. Das spart Diskussionen, schützt Sie intern und extern und beschleunigt Freigaben.

Minimal sinnvoll sind:

• Sperrprotokoll (Scope, Zeitpunkt, Verantwortliche)

• Prüfkriterien/Prüfanweisung (Version, Datum)

• Sortierprotokoll (Mengen, Fehlerarten, Ergebnis)

• Nacharbeitsanweisung + Nacharbeitsnachweis

• Freigabeentscheidung (wer, wann, wofür)

• Rückverfolgbarkeitsübersicht (Chargen/Lose/Zeiträume)
  
  

Typische Fehler, die Zeit und Geld kosten

Das sind die Klassiker, die wir in der Praxis immer wieder sehen:

• Sperrung nur “optisch”, aber systemisch weiterhin buchbar

• Scope wird nicht sauber definiert, dadurch wird zu viel oder zu wenig gesperrt

• Prüfkriterien sind unklar oder ändern sich, ohne Versionierung

• Sortierteam startet ohne Schulung und ohne Grenzmuster

• i.O. und n.i.O. liegen räumlich zu nah, Vermischung passiert

• Keine saubere Rückverfolgbarkeit, deshalb wird pauschal “alles” sortiert

• Nacharbeit ohne definierte Grenzen, später Funktionsprobleme

• Statuskommunikation fehlt: niemand weiß, wie weit die Aktion ist

• Dokumentation wird am Ende “nachgebaut” statt live mitgeführt

Wenn Sie diese Punkte vermeiden, gewinnen Sie nicht nur Qualität, sondern vor allem Geschwindigkeit.

So holen Sie sich schnell Luft: ein pragmatischer Ablauf

Ein bewährter Ablauf sieht so aus:

1. Containment & Sperrung (sofort)

2. Scope eingrenzen (Daten, Zeitfenster, Chargen, Linie)

3. Sortier- und Nacharbeitskonzept festlegen (Kriterien, Takt, Ressourcen)

4. Durchführen mit Live-Reporting (täglich oder schichtweise)

5. Freigabe & Stabilisierung (Prozess absichern, Ursache bearbeiten)

Ursachenanalyse (z.B. 5-Why, Ishikawa, 8D) ist wichtig, aber sie darf Containment nicht verzögern. Erst kontrollieren, dann nachhaltig lösen.

Wenn Sie Unterstützung brauchen

Wenn Sie eine Sortieraktion oder Nacharbeit schnell sauber aufsetzen müssen, zählt ein strukturierter Start: klare Rollen, klare Kriterien, saubere Trennung und Dokumentation, die den Kunden überzeugt.

Genau dabei unterstützen wir Sie: kurzfristig, pragmatisch und mit Fokus auf Lieferfähigkeit und belastbare Nachweise.

Wenn Sie möchten, schicken Sie uns bei der Anfrage direkt Artikel, Stückzahl, Fehlerbild (gern mit Foto), Deadline und aktuellen Lager-/Versandstatus. Dann können wir schneller konkret werden.